Araştırma Projeleri Yönetimi

Araştırma Projeleri Yönetim Süreçleri

Araştırma Projeleri Yönetim Ofisi, Sabancı Üniversitesi’nin taahhüt altına girdiği tüm hibe ve ticari projelerin, proje başlangıcından projenin başarıyla kapatılmasına kadar olan tüm süreçlerde yönetim desteği sağlar. TÜBİTAK, Avrupa Birliği, SANTEZ ve Kalkınma Ajansı Projelerine ilişkin yönetim esasları aşağıda sunulmuştur.

 

TÜBİTAK Projeleri Yönetim Esasları

1. Proje Başlangıç Toplantısı: İmzalı sözleşmenin ALP’e ulaşmasının ardından PYO Proje Sorumlusu, Proje Yürütücüsü ile başlangıç toplantısı organize eder. Bu toplantı, proje bütçesi, kaynakların temini, İK planı, finansör kurum kuralları, sözleşme taahhütleri, sözleşme yönetimi ve raporlama konularını kapsar.

2.A. Malzeme Temini: TÜBİTAK onaylı proje bütçesinde bulunmayan malzeme, proje kapsamında alınamaz.

A.1 Merkezi Satınalma Yöntemi: Temini istenilen malzemeye ilişkin teklif ve satınalma formu, ilgili proje sorumlusuna e-mail ile iletilir. Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir. Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

A.2 Masraf Beyan Yöntemi

A.2.1 Avans Alınarak: Projeden avans almak için webform üzerinden “Yolculuk Onay ve Avans Formu” doldurulur. Malzemeler alındıktan sonra fatura ve ödeme belgeleri ile webform üzerinden “Masraf Beyan Formu” doldurulur. Alınan avans bilgisi bu form üzerinde otomatik olarak görünür. Formun çıktısı alındıktan sonra, belgelerin orjinalleri formun arkasına eklenir ve imza süreci başlatılır. TÜBİTAK Projeleri kapsamında ibraz edilen faturaların arka yüzene “Piyasa Araştırması Yapılmıştır” ibaresi eklenir. İlgili projenin TÜBİTAK kodu yazılır ve yürütücü tarafından imzalanır.

 

A.2.2 Avans Almadan

Temini gerçekleşmiş malzemelerin faturası ve ödeme belgeleri ile birlikte webform üzerinden ''Masraf Beyan Formu” doldurulur.

Formun çıktısı alındıktan sonra, asıl belgeler forma eklenir ve imza süreci başlatılır.

TÜBİTAK Projeleri kapsamında ibraz edilen faturaların arka yüzene “Piyasa Araştırması Yapılmıştır” ibaresi eklenir.

İlgili projenin TÜBİTAK kodu yazılır ve yürütücü tarafından imzalanır.

 

2.B. Makine-Teçhizat Temini

TÜBİTAK tarafından onaylı proje bütçesinde bulunmayan ekipman, proje kapsamında alınamaz.

 

B.1 Merkezi Satınalma Yöntemi

 

Temini istenilen sabit kıymete ilişkin teklif ilgili proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

 

Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

 

2.C. Danışmanlık /Hizmet Alımları

 

C.1. Hizmet Alımı

 

Hizmet alınacak firmanın ilettiği teklif ve satınalma formu proje sorumlusuna satınalma yapılması için e-mail ile iletilir.

Hizmet alımı için sözleşme gerekmesi durumunda, süreci proje sorumlusu takip eder.

Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

 

Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

 

C.2 Danışmanlık Ödemeleri

 

C.2.1 Fatura veya serbest meslek makbuzu düzenleyebilen danışmanlara yapılacak ödemeler

 

Alınan teklif proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

Danışmanlık için sözleşme gerekmesi durumunda, sürec proje sorumlusu tarafından takip edilir.

Proje sorumlusu tarafından danışmanlık sözleşmesi hazırlanır ve merkezi satınalma yöntemi ile takip edilir.

 

C.2.2 Fatura veya serbest meslek makbuzu düzenleyemeyen danışmanlara yapılacak ödemeler

 

Üniversite prosedürleri doğrultusunda ödeme için sözleşme hazırlanır.

Sözleşme bir yıl içinde 2 ay hizmet süresi ve tek seferlik ödemeyi geçmeyecek şekilde hazırlanır.

Danışmanlık sözleşmesi kapsamındaki ödemeler , merkezi satınalma yöntemi ile takip edilir.

 

2.D. Seyahat

 

D.1 Yurtdışı Seyahat

 

TÜBİTAK Projelerinde yurtdışı seyahate gitmeden önce ilgili grubun onayı alınır.

 

D.1.1 Harcırah Yöntemi

 

TÜBİTAK Projeleri Yurtdışı gündelik tutarları için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtdisi%20Gundelik.pdf

 

*İkili ve çoklu işbirliği projelerinde, gündelik tutarları sözleşmede belirlenen miktarlar üzerinden ödenir.

 

Gündelik almak için,

 

Ekli listedeki tutarlar ile seyahate gitmeden önce webform üzerinden “Yolculuk Onay ve Avans Formu” doldurulur.

Uçak bileti aynı form üzerinden talep edilebilir.

Konaklama dahil gündelik almak için,

 

Ekli listedeki tutarların 1,5 katı gündelik tutarı olarak talep edilebilir.

Dönüşte uçak bileti, otel faturası ve boarding pass'ler Yol Giderleri Beyan Formu' na eklenir.

Yurtdışı Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtdisi%20Seyahat%20Yonergesi.pdf

 

D.1.2 Masraf Beyan Yöntemi

 

Uçak bileti ya da kayıt ücretine ilişkin masraf beyanı yapmak için webform üzerinden “Masraf Beyan Formu” doldurulur.

Formun ekine orjinal fatura ve ödeme belgesi eklenir. Uçak biletinin ibraz edildiği durumlarda uçuş kartlarının forma eklenmesi zorunludur.

Yurtdışı Seyahat yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtdisi%20Seyahat%20Yonergesi.pdf

 

 

D.2. Yurtiçi Seyahat

TÜBİTAK Projelerinde yurtiçi seyahate gitmeden önce ilgili grubun onayı alınır.

Uçak bileti ya da kayıt ücretinize ilişkin masraf beyanı yapmak için webform üzerinden “Masraf Beyan Formu” doldurulur.

Formun ekine orijinal fatura ve ödeme belgesini eklenir.

Uçak bileti ibraz edildiği durumlarda uçuş kartlarının forma eklenmesi zorunludur.

2015 yılı için belirtilen yurtiçi harcırah tutarlarına ulaşmak için tıklayınız.

http://www.tubitak.gov.tr/sites/default/files/ardeb_proje_ust_limitleri_2015.pdf

TÜBİTAK tarafından konaklama dahil ekli listedeki rakamların 2 katı gündelik olarak talep edilebilir.

 

Ayrıca,

 

Seyahat dönüşünde uçak bileti, konaklama varsa otel faturası ve uçuş kartları yol giderleri beyan formuna eklenir.

Uçak bileti talep ediliyorsa webform üzerinden “Yolculuk Onay ve Avans Formu” doldurulur.

Yurtiçi Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtici%20Seyahat%20Y%C3%B6nergesi.pdf

 

2.E. Personel

E.1 Bordrolu Personel

TÜBİTAK tarafından onaylı proje bütçesinde bulunmayan personel proje kapsamında çalıştırılamaz

Personel ödemesi planlamak için proje sorumlusu ile irtibata geçilir.

E.1.2 PTİ Ödemeleri

PYO, PTİ ödemelerini, aylık yapılan TTS sistemi kontrolleri sonrasında topluca ödenmek üzere Mali İşler Birimi’ne iletir.

TÜBİTAK tarafından değiştirilen PTİ ödeme prosedürüne göre;

Vakıf Üniversitesi mensubu’na yapılacak PTİ ödemeleri, kişinin mensubu olduğu kurum tarafından gerekli kesintiler yapılarak kendisine ödenir.

Sabancı Üniversitesi tarafından ilgili kişiye PTİ ödemesi avans olarak yapılır. Alınan avans, kişi tarafından mensubu olduğu kuruma ödenir.

Kurum hesaplarına ilgili tutar ulaştıktan sonra, gerekli kesintileri yaparak kişiye geri öder.

Bu ödemeye ilişkin olarak ilgili Vakıf Üniversitesi’nden resmi bir yazı alınır.

2.F. Öğrenci

TÜBİTAK tarafından onaylı proje bütçesinde bulunmayan bursiyer proje kapsamında çalıştırılamaz.

F.1 Yüksek Lisans ve Doktora Öğrencisi

TÜBİTAK projelerinde lisansüstü öğrenci çalıştırabilmek için aşağıda belirtilen belgeler tamamlanarak proje sorumlusuna iletilir:

1.     TÜBİTAK Projeleri Burs Bilgi Formu (gömülü dosya) Ek-1

2.     TÜBİTAK Proje Çalışanı Taahhüt Belgesi (gömülü dosya) Ek-2

3.     Güncel Öğrenci Belgesi

4.     T.C Kimlik veya  pasaport fotokopisi

5.     SGK Bilgi Formu

6.     Oturma izni ( yabancı uyuklu öğrenciler için alınması gerekmektedir)

*Bursiyerlerin  başlangıç  tarihlerini her ayın ilk günü olarak planlamak sürecin takibini kolaylaştıracaktır.

Öğrencilerin burs başlama tarihlerinden en az 15 gün once formları PTS sistemine yüklenir ve çalışmaya başladıkları gün itibari ile SGK girişleri yapılır. Geriye dönük ödeme yapılamaz.

F.2 Doktora Üstü Araştırmacı

TÜBİTAK projelerinde doktora üstü araştırmacı çalıştırabilmek için aşağıda belirtilen belgeler tamamlanarak proje sorumlusuna iletilir:

1.     TÜBİTAK Projeleri Burs Bilgi Formu (gömülü dosya) Ek-3

2.     TÜBİTAK Proje Çalışanı Taahhüt Belgesi (gömülü dosya) Ek -1

3.     Doktora Diploması Fotokopisi

4.     T.C Kimlik veya  pasaport fotokopisi

5.     SGK Bilgi Formu

6.     Oturma izni ( yabancı uyuklu öğrenciler için alınması gerekmektedir)

*Bursiyerlerin  başlangıç  tarihlerini her ayın ilk günü olarak planlamak sürecin takibini kolaylaştıracaktır.

Burs başlama tarihlerinden en az 15 gün once formları PTS sistemine yüklenir ve çalışmaya başladıkları gün itibari ile SGK girişleri yapılır. Geriye dönük ödeme yapılamaz.

Proje sorumlusu tarafından sözleşme hazırlanır.

 

3. Raporlar

3.1 1001, 3501, İkili İşbirlikleri vb.

Proje Gelişme Raporu

Proje gelişme raporlarının mali bölümü PYO tarafından hazırlanır.

Bilimsel gelişme rapor formatına ulaşmak için tıklayınız. (gömülü dosya)   Ek-4

Proje Sonuç Raporu

Proje sonuç raporlarının mali bölümü PYO tarafından hazırlanır.

Sonuç raporu hazırlarken dikkat edilmesi gereken hususlar için tıklayınız.(gömülü dosya)   Ek-5

PTS (Proje Takip Sistemi)

1 Mayıs 2012 itibariyle, proje gelişme ve sonuç raporları PTS (Proje Takip Sistemi) üzerinden gönderilir.

Bilimsel ve mali rapor PTS’ye yüklendikten sonra, çıktısı alınan kapak sayfası, ıslak imzalı denetim raporu ile birlikte gruba iletilir.

 

3.2 1007 Kamu Ar-Ge Projeleri

Proje Gelişme Raporu

Proje gelişme raporlarının mali bölümü PYO tarafından hazırlanır.

Hazırlanan raporun tüm sayfaları paraflanır, son sayfa mavi kalemle imzalanır.

Gelişme Raporları sözleşmede belirtilen tarihden en az 10 gün önce Müşteri Kamu Kurum/Kuruluşuna gönderilir.

KAMAG projelerinde rapor, proje izleyici sayısından bir nüsha fazla (müsteri kurum nüshası hariç) hazırlanır.

Gelişme raporu, sayfa sayısının ekleri ile birlikte, 50 den fazla olması durumunda tek klasörde sunulur.

Klasör, mavi renkli, iki delikli ve genis olmalı, her bölüm ayıraç ile ayrılmalıdır.

Dosyalamanın kolay yapılabilmesi için rapor zımbalanmamalı, poşet dosya kullanılmamalı, spiral ya da cilt yapılmamalıdır

Bilimsel gelişme rapor formatına ulaşmak için tıklayınız. (gömülü dosya)   Ek-6

 

Proje Sonuç Raporu

Hazırlanan raporun tüm sayfaları paraflanır, son sayfa mavi kalemle imzalanır.

KAMAG Projeleri Sonuç Raporu formatı için tıklayınız. (gömülü dosya)   Ek-7

 

4. Sözleşme Değişiklikleri

TÜBİTAK tarafından onaylanan proje sözleşmesinde belirtilen tutarlar dışında ek bütçe talep edilemez.

Proje sözleşmesi üzerinde yapılması istenen tüm değişiklikler Proje Takip Sistemi üzerinden gruba iletilir.

PTS' ye girilen tüm taleplerin çıktısı alınıp yürütücü tarafından imzalandıktan sonra TÜBİTAK' a gönderilir.

Onayı gelmeyen hiçbir değişiklik yapılamaz.

Ek sure talebi proje süresinin yarısını aşamaz.

1007 Programı çerçevesinde yürütülen projelerde talep edilen ek süre, proje süresinin %25’ini aşamaz.

Değişiklik talep edilen konular ile ilgili öncelikle proje sorumlusuna danışılır.

 

5. Kapanış İşlemleri

İlgili projenin son raporunun kabulünü takiben ;

TÜBİTAK tarafından projenin kapatılmasına ve projede harcanmayan tutarların iadesine ilişkin resmi yazı iletilir.

Proje kapatma işlemleri PYO tarafından yapılır.

 

Avrupa Birliği Projeleri

 

1. Proje Başlangıç Toplantısı

İmzalı sözleşmenin PYO'daki proje sorumlusuna ulaşmasının ardından, Proje Yürütücüsü ile başlangıç toplantısı organize edilir.Bu toplantı, proje bütçesi, kaynakların temini, İK planı, finansör kurum kuralları, sözleşme taahhütleri, sözleşme yönetimi konularını kapsar.

2. Proje Kaynak Temini

Proje bütçesinde yer alan kaynaklar, üniversite prosedürleri doğrultusunda temin edilir.

2.A. Malzeme Temini

A.1 Merkezi Satınalma Yöntemi     

- Temini istenilen malzemeye ilişkin teklif ve satınalma formu proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

- Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

- Yurtiçialımlarda KDV istisna belgesi kullanılır.        

Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

A.2 Masraf Beyan Yöntemi 

- Yurtiçi alımlarda KDV istisna belgesi kullanılır.

- Yurtiçi faturalar KDV' siz olarak ibraz edilir.     

- Temini gerçekleşmiş malzemelerin faturası ve ödeme belgeleri ile birlikte webform üzerinden Expense Declaration Form doldurulur.

- Formun çıktısı alındıktan sonra asıl belgeler forma eklenir ve imza süreci başlatılır.

2.B. Makine ve Teçhizat Temini

Yurtiçi alımlarda KDV istisna belgesi kullanılır.

Proje bütçesinde yer almaması durumunda makine ve teçhizat alımı yapılamaz.

Alınacak olan makine teçhizatın amortisman gideri sebebiyle projenin ilk ayında alınması gerekmektedir.

B.1 Merkezi Satınalma Yöntemi

- Temini istenilen sabit kıymete ilişkin teklif ilgili proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

- Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

- Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

2.C. Danışmanlık /Hizmet Alımları

Yurtiçinde ibraz edilen serbest meslek makbuzu ve faturalar KDV istisna belgesine istinaden KDV'siz düzenlenir.

Proje bütçesinde yer almaması durumunda hizmet alımı ve danışmanlık ödemesi yapılamaz.

 

C.1. Hizmet Alımı    •        Hizmet alınacak firmanın ilettiği teklif ve satınalma formu, proje sorumlusuna satınalma yapılması için e-mail ile iletilir.

•            •        Hizmet alımı için sözleşme gerekmesi durumunda süreci proje sorumlusu takip eder.

•            •        Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.  Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

C.2 Danışmanlık Ödemeleri

C.2.1 Fatura veya serbest meslek makbuzu düzenleyebilen danışmanlara yapılacak ödemeler•        Alınan teklif proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

•            •        Danışmanlık için sözleşme gerekmesi durumunda süreci proje sorumlusu takip eder.

•            •        Proje sorumlusu tarafından danışmanlık sözleşmesi hazırlanır ve merkezi satınalma yöntemi ile takip edilir.         C.2.2 Fatura veya serbest meslek makbuzu düzenleyemeyen danışmanlara yapılacak ödemeler      •         Üniversite prosedürleri doğrultusunda sözleşme hazırlanır.

•            •        Sözleşme bir yıl içinde 2 ay hizmet süresi ve tek seferlik ödemeyi geçmeyecek şekilde düzenlenir.

•            •        Danışmanlık sözleşmesi kapsamındaki ödemeler merkezi satınalma yöntemi ile takip edilir.

2.D. Seyahat

D.1 Yurtdışı seyahat

Yurtdışı seyahatlerine gitmeden önce mutlaka Travel and Ticket Formu’nun doldurulması gerekmektedir.

Yurtdışı seyahat ödemeleri için iki yöntem kullanılır;

D.1.1 Harcırah Yöntemi  •        Gündelik olarak konaklama hariç 150 USD, konaklama dahil 300 USD alınabilir.

•            •         Konaklama talep edilebilecek seyahat süresi, projenin başka bir kısıtı bulunmadığı sürece üniversite prosedürlerine göre en fazla 14 gündür.

•            •        Gündelik almak için webform üzerinden Travel and Ticket Form doldurulur. Uçak bileti aynı form üzerinden talep edilebilir.

•            •        Seyahat dönüşü uçak bileti, otel faturası ve boarding pass'ler 'Yol Giderleri Beyan Formu' ile proje sorumlusuna iletilir.         Yurtdışı Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtdisi%20Seyahat%20Yonergesi.pdf

 

D.1.2 Masraf Beyan Yöntemi•    Uçak bileti, kayıt ücreti veya gündelik giderlerinize dahil olmayan tüm faturalı giderler için webform üzerinden Expense Declaration Form doldurulur.

•            •        Formun ekine orijinal fatura ve ödeme belgesi eklenir.

•            •        Uçak bileti ibraz edildiği durumlarda uçuş kartlarının forma eklenmesi zorunludur.       Yurtdışı Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtdisi%20Seyahat%20Yonergesi.pdf

D.2. Yurtiçi Seyahat        •         Uçak bileti ya da kayıt ücreti veya gündelik giderlerinize ilişkin webform üzerinden Expense Declaration Form doldurulur.

•            •        Formun ekine orijinal fatura ve ödeme belgesi eklenir.

•            •        Uçak bileti ibraz edildiği durumlarda uçuş kartlarının forma eklenmesi zorunludur.

•            •        Seyahat dönüşü uçak bileti, konaklama varsa otel faturası ve uçuş kartları 'Yol Giderleri Beyan Formu' ile proje sorumlusuna iletilir.

•            •        Bilet talep ediliyorsa webform üzerinden Travel and Ticket Form doldurulur.   

2.E. Personel

AB projelerinde görev almakta olan proje personellerinin ödemeleri proje yapısına göre farklılık göstermektedir.      •         Personel ödemesi planlamak için proje sorumlusu ile irtibata geçilir.

•            •        PYO, proje ödemelerinin planlamasını yaptıktan sonra ödenmek üzere Mali İşler Birimi'ne iletir.       

2.F. Öğrenci

F.1 Yüksek Lisans ve Doktora Öğrencisi

AB projelerinde lisansüstü öğrenci çalıştırabilmek için;   •        Burslu Lisansüstü Öğrenci Bilgi Formu doldurulur.

•            •        Kayıt tarihini içeren öğrenci belgesi ve kimlik fotokopisi forma eklenir, proje sorumlusuna iletilir.  F.2 Doktora Üstü Araştırmacı

Doktora üstü araştırmacı çalıştırabilmek için proje sorumlusu tarafından bir sözleşme hazırlanır.

 

3. Raporlar

•            •        AB projesinin raporları projenin türüne göre farklılık gösterir.

•            •        Proje raporlarının tüm finansal bölümleri PYO tarafından hazırlanır.

•            •        Proje raporları 7. Çerçeve projeleri ve H2020 projeleri için "Participant Portal" sistemi üzerinden gönderilir.

•            •        Raporlar hakkında detaylı bilgi alabilmek için lütfen proje sorumlusu ile irtibata geçiniz.

4. Sözleşme Değişiklikleri

•            •        Proje sözleşmesi üzerinde yapılması istenen tüm değişiklikler AB Komisyonuna proje koordinatörü tarafından resmi olarak iletilir.

•            •        Onayı gelmeyen hiçbir değişiklik yapılamaz.         Detaylı bilgi almak için lütfen proje sorumlunuzla irtibata geçiniz

5. Kapanış İşlemleri

•            •        İlgili projenin son raporunun kabulünü takiben;

•            •        AB Komisyonu tarafından projenin kapatılmasına ve projede harcanmayan tutarların iadesine ilişkin resmi yazı iletilir.

•            •        Garanti fonunda bulunan tutar üniversiteye gönderilir.

•            •        Proje kapatma işlemleri PYO tarafından yapılır.

•            •        Sorularınız için proje sorumlusu ile iletişime geçiniz.       

 

SANTEZ

1. Başlangıç Toplantısı

 

İmzalı sözleşmenin PYO'daki proje sorumlusuna ulaşmasının ardından, Proje Yürütücüsü ile başlangıç toplantıs düzenlenir.

 

Bu toplantı, proje bütçesi, kaynakların temini, İK planı, finansör kurum kuralları, sözleşme taahütleri, sözleşme yönetimi konularını kapsar.

 

2.A. Malzeme Temini

 

Onaylı proje bütçesinde bulunmayan malzeme proje kapsamında alınamaz.

 

Projeler kapsamında alınan tüm faturalar Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı adına alınmalıdır.

 

A.1 Merkezi Satınalma Yöntemi

 

Temini istenilen malzemeye ilişkin teklif ve satınalma formu ilgili proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

 

Satınalma prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

 

A.2 Masraf Beyan Yöntemi

 

A.2.1 Avans Alınarak

 

Projeden avans almak için webform üzerinden Job Advance Payment Form doldurulur.

Malzemeler alındıktan sonra fatura ve ödeme belgeleri ile birlikte yine webform üzerinden Expense Declaration Form doldurulur.

Alınan avans bilgisi bu form üzerinde otomatik olarak görünür.

Formun çıktısı alındıktan sonra, asıl belgeler forma eklenir ve imza süreci başlatılır.

San-Tez projeleri kapsamında ibraz edilen faturaların mutlaka "Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı" adına kesilmiş olması gerekir.

 

A.2.2 Avans Almadan

 

Temini gerçekleşmiş malzemelerin faturası ve ödeme belgeleri ile birlikte webform üzerinden Expense Declaration Form doldurulur.

Formun çıktısı alındıktan sonra, asıl belgeler forma eklenir ve imza süreci başlar.

 

2.B. Ekipman Temini

 

Onaylı proje bütçesinde bulunmayan ekipman, proje kapsamında alınamaz.

 

Projeler kapsamında alınan tüm faturalar Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı adına alınır.

 

Üniversite prosedürleri doğrultusunda sabit kıymet alımları, masraf beyanı yoluyla yapılamaz

 

B.1 Merkezi Satınalma Yöntemi

 

Temini istenilen sabit kıymete ilişkin teklif ilgili proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

 

Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

 

2.C. Danışmanlık / Hizmet Alımları

 

Projeler kapsamında alınan tüm faturalar Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı adına alınmalıdır.

 

C.1. Hizmet Alımı

 

Hizmet alınacak firmanın ilettiği teklif ve satınalma formu proje sorumlusuna satınalma yapılması için e-mail ile iletilir.

Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

 

Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

 

C.2 Danışmanlık Ödemeleri

 

C.2.1 Fatura veya serbest meslek makbuzu düzenleyebilen danışmanlara yapılacak ödemeler

 

Alınan teklif proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

Proje sorumlusu tarafından danışmanlık sözleşmesi hazırlanır ve merkezi satınalma yöntemi ile takip edilir.

 

C.2.2 Fatura veya serbest meslek makbuzu düzenleyemeyen danışmanlara yapılacak ödemeler

 

Üniversite prosedürleri doğrultusunda ödeme için sözleşme hazırlanır.

Sözleşme 1 yıl içinde 2 ay hizmet süresi ve tek seferlik ödemeyi geçmeyecek şekilde düzenlenir.

Danışmanlık sözleşmesi kapsamındaki ödemeler merkezi satınalma yöntemi ile takip edilir.

 

2.D. Seyahat

 

Projeler kapsamında alınan tüm faturalar Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı adına olmalıdır.

 

Proje seyahat bütçesinden projede ismi geçmeyen bursiyer ve araştırmacılar yararlanamazlar.

 

D.1 Yurtdışı seyahat

 

Yurtdışı seyahatlerde ödenecek miktarlar;

 

Avrupa ülkeleri için her seyahatte kişi başına 2.500 USD , Uzakdoğu ülkeleri ve Amerika için ise 3.500 ABD Doları karşılığı TL' yi geçemez.

Proje ekibinin proje süresi içerisinde katılacağı en fazla 4 uluslararası bilimsel toplantı ile ilgili giderler proje bütçesinden karşılanabilir.

 

D.1.1 Harcırah Yöntemi

 

Gündelik talebi için proje seyahat bütçesinin elverdiği tutarda Travel and Ticket Form doldurulmalıdır.

Uçak bileti aynı form üzerinden talep edilebilir.

Dönüşte uçak bileti, otel faturası ve boarding pass'ler Yol Giderleri Beyan Formu' na eklenir.

Yurtdışı Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtdisi%20Seyahat%20Yonergesi.pdf

 

D.1.2 Masraf Beyan Yöntemi

 

Uçak bileti ya da kayıt ücretine ilişkin masraf beyanı yapmak için webform üzerinden Expense Declaration Form doldurulur.

Formun ekine orijinal fatura ve ödeme belgesi eklenir.Uçak bileti ibraz edildiği durumlarda uçuş kartlarının forma eklenmesi zorunludur.

Yurtdışı Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtdisi%20Seyahat%20Yonergesi.pdf

 

D.2. Yurtiçi Seyahat

 

Uçak bileti ya da kayıt ücretinize ilişkin masraf beyanı yapmak için webform üzerindenExpense Declaration Form doldurulur.

Formun ekine orijinal fatura ve ödeme belgesi eklenir.

Uçak bileti ibraz edildiği durumlarda uçuş kartlarının forma eklenmesi zorunludur.

San-Tez tarafından konaklama dahil ekli listedeki rakamların 1,5 katı gündelik olarak talep edilebilir.

Seyahat dönüşünde uçak bileti, konaklama varsa otel faturası ve uçuş kartlarıYol Giderleri Beyan Formu' na eklenir.

Bilet talep ediliyorsa webform üzerinden Travel and Ticket Form doldurulur.

2015 yılı için belirtilen yurtiçi harcırah tutarlarına ulaşmak için tıklayınız.

http://www.tubitak.gov.tr/sites/default/files/ardeb_proje_ust_limitleri_2015.pdf

 

Yurtiçi Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtici%20Seyahat%20Y%C3%B6nergesi.pdf

 

2.E. Personel

 

E.1 Bordrolu Personel

 

Onaylı proje bütçesinde bulunmayan personel proje kapsamında çalıştırılamaz

 

E.2 Proje Personeli Ödemeleri

 

Proje süresince tek seferde 1 aydan fazla yurtdışı ve yurtiçi seyahat yapılamaz, yapılması durumunda personel ödemesi yapılamaz.

 

Personel ödemesi planlamak için proje sorumlusu ile irtibata geçilir.

PYO, proje ödemelerinin planlamasını yaptıktan sonra her ay topluca ödenmek üzere Mali İşler Birimi'ne iletir.

 

Yardımcı Araştırmacı Aylık Ödeme Formu için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-1

 

Yardımcı Personel (Firma) Ödeme Formu için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-2

 

Yardımcı Personel (Üniversite) Ödeme Formu için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-3

 

2.F. Öğrenci

 

Onaylı proje bütçesinde bulunmayan bursiyer proje kapsamında çalıştırılamaz

 

F.1 Yüksek Lisans ve Doktora Öğrencisi

 

San-Tez projelerinde lisansüstü öğrenci çalıştırabilmek için;

 

San-Tez Burslu Öğrenci Bilgi Formu doldurulur.

Kayıt tarihini içeren öğrenci belgesi ve kimlik fotokopisi forma eklenir ve proje sorumlusuna iletilir.

 

3. Raporlar

 

Hazırlanan tüm rapor sayfaları paraflanmalı son sayfa mavi kalemle imzalanmalıdır.

 

 

3.1. Gerçekleşme Raporları

 

Proje süresi boyunca her 6 aylık dönemde hazırlanır.

Raporun mali kısmı PYO tarafından, bilimsel kısmı ise proje yürütücüsü tarafından hazırlanır.

Rapor hazırlandıktan sonra belgeleri ile birlikte imzalamaları için firmaya gönderilir.

Firmadan gelen rapor bir kopyası alındıktan sonra Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na iletilir.

Eş zamanlı olarak raporun dijital hali Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na e-posta ile iletilir.

Gerçekleşme Raporu formatı için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-4

 

 

3.2. Proje Sonuç Raporu

 

Proje bitiminden itibaren iki (2) ay içerisinde Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na iletilir.

Rapor hazırlandıktan sonra belgeleri ile birlikte imzalamaları için firmaya gönderilir.

Firmadan gelen rapor bir kopyası alındıktan sonra Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na iletilir.

Eş zamanlı olarak raporun dijital hali Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na e-posta ile iletilir.

Sonuç Raporu formatı için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-5

 

 

 

4. Sözleşme Değişiklikleri

 

Proje sözleşmesi üzerinde yapılması istenen tüm değişiklikler için Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na bir dilekçe ile iletilir.

Onayı gelmeyen hiçbir değişiklik yapılamaz.

En fazla 6 aylık uzatma talebinde bulunulabilir.

Proje bitiş tarihinden en az 1 ay önce ilgili talep iletilmelidir.

Projeye ek süre verilmesi durumunda, ek bütçe talebi ve ek süre için personel ödemesi yapılamaz.

 

5. Proje Kapanış İşlemleri

 

İlgili projenin son raporunun kabulünü takiben;

 

Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından projenin kapatılmasına ve projede harcanmayan tutarların iadesine ilişkin resmi yazı iletilir.

Proje kapatma işlemleri PYO tarafından yapılır. Sorularınız için proje sorumlusu ile iletişime geçiniz.

 

 

 

İSTKA

 

1. Başlangıç Toplantısı

 

İmzalı sözleşmenin PYO'daki proje sorumlusuna ulaşmasının ardından, Proje Yürütücüsü ile başlangıç toplantıs düzenlenir.

 

Bu toplantı, proje bütçesi, kaynakların temini, İK planı, finansör kurum kuralları, sözleşme taahütleri, sözleşme yönetimi konularını kapsar.

 

2.A. Malzeme Temini

 

Onaylı proje bütçesinde bulunmayan malzeme proje kapsamında alınamaz.

 

Projeler kapsamında alınan tüm faturalar Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı adına alınmalıdır.

 

A.1 Merkezi Satınalma Yöntemi

 

Temini istenilen malzemeye ilişkin teklif ve satınalma formu ilgili proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

 

Satınalma prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

 

A.2 Masraf Beyan Yöntemi

 

A.2.1 Avans Alınarak

 

Projeden avans almak için webform üzerinden Job Advance Payment Form doldurulur.

Malzemeler alındıktan sonra fatura ve ödeme belgeleri ile birlikte yine webform üzerinden Expense Declaration Form doldurulur.

Alınan avans bilgisi bu form üzerinde otomatik olarak görünür.

Formun çıktısı alındıktan sonra, asıl belgeler forma eklenir ve imza süreci başlatılır.

San-Tez projeleri kapsamında ibraz edilen faturaların mutlaka "Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı" adına kesilmiş olması gerekir.

 

A.2.2 Avans Almadan

 

Temini gerçekleşmiş malzemelerin faturası ve ödeme belgeleri ile birlikte webform üzerinden Expense Declaration Form doldurulur.

Formun çıktısı alındıktan sonra, asıl belgeler forma eklenir ve imza süreci başlar.

 

2.B. Ekipman Temini

 

Onaylı proje bütçesinde bulunmayan ekipman, proje kapsamında alınamaz.

 

Projeler kapsamında alınan tüm faturalar Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı adına alınır.

 

Üniversite prosedürleri doğrultusunda sabit kıymet alımları, masraf beyanı yoluyla yapılamaz

 

B.1 Merkezi Satınalma Yöntemi

 

Temini istenilen sabit kıymete ilişkin teklif ilgili proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

 

Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

 

2.C. Danışmanlık / Hizmet Alımları

 

Projeler kapsamında alınan tüm faturalar Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı adına alınmalıdır.

 

C.1. Hizmet Alımı

 

Hizmet alınacak firmanın ilettiği teklif ve satınalma formu proje sorumlusuna satınalma yapılması için e-mail ile iletilir.

Satınalma onay süreci webform üzerinden gerçekleşir.

 

Satınalma Prosedürü için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Sat%C4%B1nalma%20Proseduru.pdf

 

C.2 Danışmanlık Ödemeleri

 

C.2.1 Fatura veya serbest meslek makbuzu düzenleyebilen danışmanlara yapılacak ödemeler

 

Alınan teklif proje sorumlusuna e-mail ile iletilir.

Proje sorumlusu tarafından danışmanlık sözleşmesi hazırlanır ve merkezi satınalma yöntemi ile takip edilir.

 

C.2.2 Fatura veya serbest meslek makbuzu düzenleyemeyen danışmanlara yapılacak ödemeler

 

Üniversite prosedürleri doğrultusunda ödeme için sözleşme hazırlanır.

Sözleşme 1 yıl içinde 2 ay hizmet süresi ve tek seferlik ödemeyi geçmeyecek şekilde düzenlenir.

Danışmanlık sözleşmesi kapsamındaki ödemeler merkezi satınalma yöntemi ile takip edilir.

 

2.D. Seyahat

 

Projeler kapsamında alınan tüm faturalar Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı adına olmalıdır.

 

Proje seyahat bütçesinden projede ismi geçmeyen bursiyer ve araştırmacılar yararlanamazlar.

 

D.1 Yurtdışı seyahat

 

Yurtdışı seyahatlerde ödenecek miktarlar;

 

Avrupa ülkeleri için her seyahatte kişi başına 2.500 USD , Uzakdoğu ülkeleri ve Amerika için ise 3.500 ABD Doları karşılığı TL' yi geçemez.

Proje ekibinin proje süresi içerisinde katılacağı en fazla 4 uluslararası bilimsel toplantı ile ilgili giderler proje bütçesinden karşılanabilir.

 

D.1.1 Harcırah Yöntemi

 

Gündelik talebi için proje seyahat bütçesinin elverdiği tutarda Travel and Ticket Form doldurulmalıdır.

Uçak bileti aynı form üzerinden talep edilebilir.

Dönüşte uçak bileti, otel faturası ve boarding pass'ler Yol Giderleri Beyan Formu' na eklenir.

Yurtdışı Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtdisi%20Seyahat%20Yonergesi.pdf

 

D.1.2 Masraf Beyan Yöntemi

 

Uçak bileti ya da kayıt ücretine ilişkin masraf beyanı yapmak için webform üzerinden Expense Declaration Form doldurulur.

Formun ekine orijinal fatura ve ödeme belgesi eklenir.Uçak bileti ibraz edildiği durumlarda uçuş kartlarının forma eklenmesi zorunludur.

Yurtdışı Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtdisi%20Seyahat%20Yonergesi.pdf

 

D.2. Yurtiçi Seyahat

 

Uçak bileti ya da kayıt ücretinize ilişkin masraf beyanı yapmak için webform üzerindenExpense Declaration Form doldurulur.

Formun ekine orijinal fatura ve ödeme belgesi eklenir.

Uçak bileti ibraz edildiği durumlarda uçuş kartlarının forma eklenmesi zorunludur.

San-Tez tarafından konaklama dahil ekli listedeki rakamların 1,5 katı gündelik olarak talep edilebilir.

Seyahat dönüşünde uçak bileti, konaklama varsa otel faturası ve uçuş kartlarıYol Giderleri Beyan Formu' na eklenir.

Bilet talep ediliyorsa webform üzerinden Travel and Ticket Form doldurulur.

2015 yılı için belirtilen yurtiçi harcırah tutarlarına ulaşmak için tıklayınız.

http://www.tubitak.gov.tr/sites/default/files/ardeb_proje_ust_limitleri_2015.pdf

 

Yurtiçi Seyahat Yönergesi için tıklayınız.

http://rgp.sabanciuniv.edu/sites/rgp.sabanciuniv.edu/files/project-management-process/Yurtici%20Seyahat%20Y%C3%B6nergesi.pdf

 

2.E. Personel

 

E.1 Bordrolu Personel

 

Onaylı proje bütçesinde bulunmayan personel proje kapsamında çalıştırılamaz

 

E.2 Proje Personeli Ödemeleri

 

Proje süresince tek seferde 1 aydan fazla yurtdışı ve yurtiçi seyahat yapılamaz, yapılması durumunda personel ödemesi yapılamaz.

 

Personel ödemesi planlamak için proje sorumlusu ile irtibata geçilir.

PYO, proje ödemelerinin planlamasını yaptıktan sonra her ay topluca ödenmek üzere Mali İşler Birimi'ne iletir.

 

Yardımcı Araştırmacı Aylık Ödeme Formu için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-1

 

Yardımcı Personel (Firma) Ödeme Formu için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-2

 

Yardımcı Personel (Üniversite) Ödeme Formu için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-3

 

2.F. Öğrenci

 

Onaylı proje bütçesinde bulunmayan bursiyer proje kapsamında çalıştırılamaz

 

F.1 Yüksek Lisans ve Doktora Öğrencisi

 

San-Tez projelerinde lisansüstü öğrenci çalıştırabilmek için;

 

San-Tez Burslu Öğrenci Bilgi Formu doldurulur.

Kayıt tarihini içeren öğrenci belgesi ve kimlik fotokopisi forma eklenir ve proje sorumlusuna iletilir.

 

3. Raporlar

 

Hazırlanan tüm rapor sayfaları paraflanmalı son sayfa mavi kalemle imzalanmalıdır.

 

 

3.1. Gerçekleşme Raporları

 

Proje süresi boyunca her 6 aylık dönemde hazırlanır.

Raporun mali kısmı PYO tarafından, bilimsel kısmı ise proje yürütücüsü tarafından hazırlanır.

Rapor hazırlandıktan sonra belgeleri ile birlikte imzalamaları için firmaya gönderilir.

Firmadan gelen rapor bir kopyası alındıktan sonra Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na iletilir.

Eş zamanlı olarak raporun dijital hali Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na e-posta ile iletilir.

Gerçekleşme Raporu formatı için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-4

 

 

3.2. Proje Sonuç Raporu

 

Proje bitiminden itibaren iki (2) ay içerisinde Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na iletilir.

Rapor hazırlandıktan sonra belgeleri ile birlikte imzalamaları için firmaya gönderilir.

Firmadan gelen rapor bir kopyası alındıktan sonra Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na iletilir.

Eş zamanlı olarak raporun dijital hali Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na e-posta ile iletilir.

Sonuç Raporu formatı için tıklayınız. (gömülü dosya) EK-5

 

 

4. Sözleşme Değişiklikleri

 

Proje sözleşmesi üzerinde yapılması istenen tüm değişiklikler için Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na bir dilekçe ile iletilir.

Onayı gelmeyen hiçbir değişiklik yapılamaz.

En fazla 6 aylık uzatma talebinde bulunulabilir.

Proje bitiş tarihinden en az 1 ay önce ilgili talep iletilmelidir.

Projeye ek süre verilmesi durumunda, ek bütçe talebi ve ek süre için personel ödemesi yapılamaz.

 

5. Proje Kapanış İşlemleri

 

İlgili projenin son raporunun kabulünü takiben;

 

Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından projenin kapatılmasına ve projede harcanmayan tutarların iadesine ilişkin resmi yazı iletilir.

Proje kapatma işlemleri PYO tarafından yapılır. Sorularınız için proje sorumlusu ile iletişime geçiniz.

 

Son haberlerden, yeniliklerden ve güncellemelerden

haberdar olmak için mail listemize katılın.